食品行业中强有力的问题管理的重要性-食品策略研究所

问题大多数食品生产企业会不时面临产品质量,(食品)安全,环境和其他业务问题。如果公司具有强大的卓越文化,那么大多数将保留在内部,但仍可能破坏其供应稳定性。他们具有很强的问题管理能力。在另一些公司中,它们会在境外广泛传播,从而导致许多客户的抱怨,甚至在最坏的情况下,甚至是产品召回或当局采取的行动。

简而言之,如果您想对组织产生影响并取得成果,则必须设置一个系统来管理和预防问题。这是防止他们接触客户的必要条件,也是保证质量和食品安全的前提。

正如沃伦·巴菲特(Warren Buffet)所说:“只要您没有做太多错误的事情,您一生中只需要做很少的事情即可。”

在本文中,我们将讨论实现此目标的必要步骤。

 

定义问题

在开始管理问题之前,必须首先定义它们。实际上,在大多数管理系统中,问题并未定义。相反,对于涉及产品的问题,大多数公司采用三级方法,包括库存冻结,投诉和产品召回,其中第一个是内部项目,其他是外部项目。大多数其他部门也是如此。

相比之下,在此我们将定义与产品相关的问题,如下所示:

  • 所有与食品安全有关的投诉
  • 出于质量原因重复投诉(在一定时期内并与同一产品类别,生产设备或原材料相关联)
  • 对主要客户的投诉(因为您不想让这些投诉困扰)
  • 出于食品安全原因冻结库存
  • 由于质量原因重复冻结库存(在一定时间段内并链接到相同的产品类别,生产设备或原材料)

您应该格外注意处理这些问题,并为它们建立清晰的升级机制,因为这些问题最终可能会导致全面召回。

在图形上,传统方法与新方法之间的区别可以如下图所示。

 

新的方法

可以为所有其他部门和职能开发和实施与上述产品相关问题类似的方法。在本文档的其余部分中,我们将进一步详细介绍与产品相关的问题管理-当然可以将其转换为其他任何业务领域。

 

问题管理& follow-up

正确进行问题管理的关键是从一开始就积极主动。特别是在食品安全问题上,时间是公司的最大敌人,因为时间可能很快就会变得一发不可收拾:消费者可能会受到影响,当局可能会介入,在您不知不觉中您就面临着全面召回或重大问题(国家)当局。

一旦组织从投诉或库存冻结中发现与食品安全相关的问题,就必须提请质量经理注意,尽管这并不意味着他/她将对此负责。 。

一个好的做法是跟踪所有问题,这可以简单地在Excel中完成。每个问题都应有一个所有者,该所有者将协调所有必需的操作并向质量经理报告。在很小的组织中,质量经理通常也会是所有者,但是使用Excel文件将所有相关信息都放在一个位置还是不错的。您可能要在Excel文件旁边创建一个文件夹结构,每个文件夹一个问题,以存储所有文档。这将使查找信息更加容易,尤其是当问题演变成召回事件时。

在这里你可以 下载问题管理模板。在每周更新会议上,您应该针对自己关注的每个问题讨论列中的项目:

A.发行编号–唯一编号标识符。

发行日期–该日期为组织所知。

C.问题简要说明–产品和/或客户的单行描述。

D.问题详细信息(包括更新)–问题的详细信息,包括问题所有者每周进行的短期状态更新。

E.相关产品–涉及的所有产品的名称。

F.相关客户–涉及的所有客户的名称。

G.估计影响(美元)—估算问题的财务影响,因为它不一定是100%准确的,所以我们使用了几种类别。

H.最终影响–一旦成功解决问题或(希望没有)导致危机,就可以知道组织的实际成本。还应记录这些信息,以使管理层能够收集性能趋势数据。

I.状态。它可以是新的;也可以是新的。控制中,持续进行中;在控制之下,逐渐消失;关闭;失控;潜在的回忆;召回。

J.问题负责人(不一定是质量经理)。

K.商定的行动编号。只需在此处输入同意采取的行动的数量即可。他们的描述将记录在单独的操作跟踪文件/标签中- 您可以通过此链接下载动作跟踪文件.

如果您主动管理每个问题并每周进行跟进,您会发现其财务影响正在下降。如果您一致地执行预防措施,那么总体上您会看到更少的问题。

问题的管理与纠正和预防措施之间的联系将在本文的最后一部分中讨论。

 

升级机制

每周召开一次会议后,应与高级管理层共享更新的文件,以使他们保持联系,并在问题发展成召回或与公司一个或多个客户发生重大冲突时采用上报机制。 )。通常,他们是生产,计划,销售,财务和采购部门的经理。眼前的问题及其地位永远不会令他们感到惊讶。

升级对于升级机制,可以使用左侧所示的相对简单的过程。

所有与食品安全有关的内部问题或投诉,重复的内部质量问题,重复的客户投诉或对主要客户的投诉都必须升级为发布管理级别。

然后,您可以在每周更新中讨论所有已采取的措施及其当前状态。

唯一重要的是,如果问题正在升级为真正的或潜在的召回事件,业主应尽快通知质量经理,而不必等待每周的会议。

由于大多数公司都已准备就绪,因此在本文中我们将不对危机管理流程进行更详细的介绍。

在“正常”操作和召回之间的中间级别管理问题的强大优势在于,它为主动管理和召回预防提供了更多的结构。

 

链接到CAPA管理和故障成本

在有关问题管理的部分中,我们提到了一个单独的Excel文件,用于跟踪所有已同意的操作。如果组织中不存在正式的行动管理系统,则这是一种有用的方法。在这种情况下,应使用相同的Excel文件来跟踪所有纠正和预防措施。

但是,重要的是确定问题管理操作的优先级。如果不执行,问题最终可能会被召回。

一旦问题得到控制并且最终得到解决甚至更好–得以解决,您可以考虑将所有其余操作迁移到更通用的CAPA操作列表。

在此过程中,判断每个动作对问题的完全解决的潜在影响仍然很重要。所有关键行动都应保留在跟踪列表中,并每周进行讨论。可以将所有其他操作移到通用CAPA列表中,并在其中进行优先级排序。通过这种方式,您可以确保组织充分利用其时间和财务资源,以防止问题激增,使客户不满并回想起情况。

监控问题的潜在和有效(最终)财务影响的积极副作用是,它表明了这种方法对公司的直接价值,并且-更重要的是–给高级管理层。您会发现,这是保持此流程正确的有力论据,将极大地帮助您使高级管理层同意您的总体风险管理和缓解方法。

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