真正重点天吉网的5个步骤-食品策略研究所

Make_Things_Better您确定要专注于天吉网吗?您和您的团队是否被过多的纠正和预防措施(CAPA)淹没?

您是否看到持续的天吉网项目历史未达到您想要的结果?

您是否努力让合适的人员和部门参与改善活动?

换句话说:您是否认为您的天吉网和CAPA系统根本不适合您?

我们经常遇到组织具有全面方法甚至自动化系统来管理CAPA的组织,但是成功有限或没有成功。任务超载和整个公司的参与度太低会阻止您达到目标。

本文将向您展示有效管理天吉网和CAPA的五个关键步骤。这是一种相对简单的方法,但是要坚持不懈,甚至还需要坚定的信念。

为了便于阅读,当我们指的是天吉网活动(或项目)以及纠正和预防措施的组合时,我们将其称为CAPA。

 

停止做任何事情

停止

建立了许多质量管理系统来定义所有内容的CAPA。这肯定会导致工作超负荷。重要的是要集中精力天吉网那些将为组织带来最大价值的技术,并执行作为公司认证计划的一部分或法律要求的强制性技术。在大多数情况下,这些都与以下严重问题有关:

  • 违反CCP / OPRP
  • 与食品安全有关的投诉
  • 食品安全相关的冻结库存
  • 外部审计的主要和关键意见
  • 重复发行(投诉/冻结的股票发行)
  • 关键或食品安全内部审核结果
  • 召回
  • 安全问题和事故
  • 环境问题和事件

这意味着您不必为每个投诉,冻结的库存问题,内部审核或日常检查回合定义CAPA。如果以这种方式设置系统,请执行一次评估,以将关键CAPA与非关键CAPA分开。您仍然可能想要执行天吉网措施!这是一种更轻松的方法,因为不再需要进行全面的调查。专注于天吉网。

 

优先考虑您的CAPA

优先排序

在对CAPA进行优先级排序时,需要考虑两个方面的重点:

合规 –与外部审核有关的审核通常需要在一定时间范围内进行,以免影响认证的继续。

风险 –与食品安全问题或大量存货/价值有关的风险对公司构成更高的风险,应具有更高的优先级。

下一个重要概念是 执行。我们可以将CAPA分为两个部分:根本原因分析(RCA)和纠正/预防措施的执行。对于基于合规的CAPA,RCA是时间关键部分。

很多时候,认证方案和客户会为您提供实际采取天吉网措施所需的时间。但是,RCA(包括天吉网措施的定义和传达)必须在设定的时间范围内完成。

对于与风险相关的CAPA来说也是如此:您希望尽快执行RCA,以便您可以根据那些行动可能会减少的(财务)风险,从影响最大的行动入手,进一步确定天吉网任务的优先级。

无需为优先级管理创建精细的结构。一种简单的高中低方法会很好地工作:只需将RCA的高优先级分配给合规性和高风险问题,并为天吉网措施实施类似的结构。阅读我们的 关于RCA的文章 并为此学习一种有效的方法。

 

定义一两个重大胜利

即使您已确定要优先考虑的事项,还是明智的选择一个或两个(不再!)重大胜利,以便在一定时期内(开始仅用一年的时间)实现目标。再次专注于天吉网。这些重大胜利应与当前正在制造重大问题的领域联系在一起。

要找出这些是什么,请分解所有投诉和库存冻结的原因,并对它们进行帕累托分析。然后,您应该选择最容易解决的最大项目,或者第二或第三大项目。

采用这种方法的原因是,您希望将组织中的心态转变为真正的积极态度。同时,您需要引起管理人员的注意和支持,以投入时间,金钱和其他资源来解决这两个大问题。很难说服管理层采取很多行动,尤其是那些节省潜力太少或不清楚的行动。

只赢得一两个大胜利也可以使您确定成功的标准。如果您能够实现这些项目的目标,那么您和您的团队将在今年年底收到非常积极的评估,这将使以后几年继续采用这种方法变得更加容易。

 

让合适的人参与

第三个关键要素是让合适的人参与到每个天吉网活动中。

例如,很多时候,质量经理及其团队被认为是负责改善组织质量和食品安全的人员。这是一种错误的看法,通常会被另一种看法加深:天吉网措施仅出于认证目的而必须。实际上,质量部门不是生产,采购,仓库管理或财务等领域的过程所有者,因此,这些部门中合适的人员需要参与天吉网活动。在某些情况下,他们甚至可能必须拥有他们的所有权。

制定天吉网流程的经理(无论质量部门是否参与),应该与各个部门的经理讨论这种新方法,或者–甚至更好–整个管理团队。

在此传达的信息是,专注的天吉网(如我们在此处所述)是为公司创造利润的质量的基石。基于从故障成本数据中获得的见解,您甚至可以大致估算出这种方法的优势。

 

适应性地专注于天吉网

更改

无论您如何优先考虑问题:这一年情况都会改变,并且可能会出现更紧迫的问题。我们描述的方法很容易适应,您可以根据业务需求更改天吉网措施的优先级。

但是,这有一个很大的警告:不要更改您正在进行的一两个重大天吉网。这些仍然是改善部门和/或公司(财务)绩效的重要因素,必须从结构上加以解决。

同样,对于重要问题,请勿降低RCA的执行优先级。这些仍然必须在尽可能短的时间内执行。

您可以并且必须具有适应性的主要领域是执行天吉网措施并对其进行优先级排序的速度,尤其是优先级中等和较低的天吉网措施。如果在转移了中低优先级的操作后组织的工作量仍然过高,则可以通过将最不重要的优先级降级为中级来重新排列高优先级的优先级。

您应与管理团队讨论优先级的任何变更,以充分利用它,并确保他们能够参与进来并共同拥有天吉网计划。这样,您还可以与关键利益相关者团队一起管理对执行年度计划的期望,并始终专注于天吉网。

进行正式讨论的另一个好处是,您可以将其指定为对认证方案和法律要求的中间管理评审,并将其记录为优先级的正式变更。这样,您可以确保始终符合这些要求。

 

结论保持专注于天吉网

通过为组织中的CAPA创建更加集中的方法并赢得一两次大胜利,您将产生持续的价值,并向整个组织展示持续天吉网的真正好处。无论何时需要,您都需要让所有相关的经理以及管理团队的其他成员参与,以决定优先级的变化。

 

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